E-mails que se organizam sozinhos
Uma conversa sobre encaminhar seus e-mails automaticamente para as pessoas certas: quais são os caminhos possíveis, quanto custa cada um e por onde eu sugiro começar.
Seus e-mails chegando na pessoa certa, sozinhos
A ideia é simples: cada e-mail que chega é lido, e se ele se encaixar nos critérios que a gente combinar, é encaminhado automaticamente para a pessoa responsável. Você não precisa abrir, ler e repassar um por um.
Os valores aqui são estimativas para dar uma ideia de ordem de grandeza. Para fechar o número certo, preciso de algumas informações que estão no último slide.
Dois caminhos possíveis
1 · Direto nas regras do Gmail
Você configura nas opções do próprio Gmail. Não precisa instalar nada.
Serve se forem poucas regras e simples — tipo "tudo que vier do fulano vai para a Ana".
2 · Um programinha ligado ao seu Gmail
Você mantém uma planilha dizendo "quando falar em X, mandar para a Fulana". O programa lê seus e-mails e segue a planilha.
Serve para muitas regras, ou regras que mudam. Você mesma edita a planilha depois, sem precisar me chamar.
3 · Inteligência artificial pela internet
O e-mail é analisado por uma IA, que decide para quem mandar e explica o motivo da escolha.
Serve quando a regra não cabe em palavras — tipo "cliente que está insatisfeito".
4 · Uma IA mais em conta
Mesma coisa do item 3, usando uma inteligência artificial mais barata. Um pouco menos precisa.
Serve se o volume crescer e você quiser segurar o custo.
5 · IA no seu próprio computador
Nada sai da sua máquina. Exige um computador potente ligado o tempo todo.
Só vale se nenhum e-mail puder sair do seu computador. Para uma conta pessoal, é exagero.
Como isso funciona no seu e-mail
O caminho de um e-mail, do começo ao fim
O e-mail chega normalmente
Cai na sua caixa de entrada como sempre. Para você, nada muda.
De tempos em tempos, o programa dá uma olhada
A cada poucos minutos ele confere se chegou algo novo, e lê o assunto e o começo do texto.
Compara com o que a gente combinou
Vê se aquele e-mail se encaixa em alguma das regras da sua lista. Se a gente decidir usar inteligência artificial, é neste passo que ela entra.
Se encaixar, encaminha
A pessoa recebe o e-mail normalmente, como se você tivesse repassado. Se não encaixar em nada, ele simplesmente não faz nada.
Marca e anota o que fez
O e-mail ganha uma etiqueta na sua conta — tipo "enviado para a Ana" — e fica registrado numa planilha o que foi feito e por quê.
O que não muda — e o que você controla
- Não precisa deixar computador ligado. Isso funciona dentro do próprio Google, 24 horas por dia
- Nenhum e-mail é apagado nem movido. Tudo continua na sua caixa
- Você vê tudo que foi encaminhado, com o motivo, numa planilha
- Ele só olha o que chega de novo. Não vasculha e-mails antigos
- Não manda nada em seu nome além do encaminhamento combinado
- Dá para desligar quando quiser, sem quebrar nada
Quanto custa por mês
E-mails de tamanho normal · dólar a R$ 5,50 · só o custo de rodar, sem contar meu trabalho de montar · já contando que o sistema analisa os e-mails em grupo e usa só o trecho necessário de cada um
| Caminho | 200 por dia | 500 por dia | 1.000 por dia |
|---|---|---|---|
| Regras do Gmail | R$ 0 | R$ 0 | R$ 0 |
| Programinha + planilha | R$ 0 | R$ 0 | R$ 0 |
| IA pela internet | R$ 12US$ 2 | R$ 29US$ 5 | R$ 59US$ 11 |
| IA pela internet — versão melhor | R$ 35US$ 6 | R$ 88US$ 16 | R$ 176US$ 32 |
| IA mais em conta | R$ 1US$ 0,20 | R$ 2US$ 0,40 | R$ 5US$ 0,90 |
| IA no seu computador | Sem mensalidade — mas exige comprar um computador potente e mantê-lo ligado | ||
Importante: o Gmail limita quantos e-mails são encaminhados, não quantos são analisados. Se chegam muitos mas só uma parte é repassada, provavelmente não há problema nenhum. O ponto de atenção só aparece se o volume de encaminhamentos crescer bastante — aí talvez seja preciso uma conta paga do Google. Confirmo assim que souber quantos e-mails realmente precisam ser repassados por dia.
Meu tempo de trabalho para montar
Lendo esses números
A mensalidade é barata em qualquer cenário — no pior caso, o preço de um lanche. O que pesa de verdade no orçamento é o tempo de montar, não o custo de rodar.
E dá para misturar os dois caminhos: as regras simples resolvem a maior parte de graça, e a inteligência artificial só entra no que sobrou. Aí esses valores caem para um terço do que está na tabela.
Como eu faria e o que preciso saber
Minha sugestão, passo a passo
Antes de tudo, eu faço um teste por fora Antes de fechar
Sem mexer no seu e-mail. Monto uma versão de teste na minha própria conta, com exemplos parecidos com os seus, e vejo se funciona de verdade. Se funcionar, eu volto e a gente combina. Se não funcionar, eu te falo.
Começar pelas regras simples
A gente monta a lista de "quando falar em X, mandar para a Fulana". Isso já resolve a maior parte, e não custa nada por mês.
Só depois pensar em inteligência artificial Talvez nem precise
Se sobrar algum caso que as regras não dão conta, aí sim entra a IA — só para esses.
Uma ou duas semanas de teste, aí sim no seu e-mail
Nesse período o sistema não manda nada. Ele só marca os e-mails e te mostra o que teria feito, para você conferir se acertou.
Só então ligar de verdade
Quando você olhar os resultados do teste e disser que está bom.
O que eu preciso que você me conte
- Mais ou menos quantos e-mails você recebe por dia?
- Quais e-mails devem ir para quem? Quem são as pessoas?
- Dá para explicar a regra por palavras, ou depende de entender o e-mail?
- Uns 20 exemplos reais: os que devem ser encaminhados e os que não devem
- Precisa ser na hora, ou pode ser um resumo no fim do dia?
- Tem e-mail com coisa sensível que não pode sair da sua conta?
Obrigado, Carol!
Espero ter ajudado a clarear as opções. Não precisa decidir nada agora — qualquer dúvida que aparecer depois, me chama a hora que quiser.